Whistleblowing
A cura dell’Avv. Chiara Parasiliti
Cos’è il whistleblowing
Con il decreto legislativo 10 marzo 2023, n. 24 l’Italia ha recepito la direttiva UE 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione” (cd. disciplina whistleblowing).
Obiettivo
L’obiettivo perseguito è il contrasto e la prevenzione dei fenomeni illeciti nelle organizzazioni pubbliche e private attraverso l’incentivazione dell’emersione di condotte pregiudizievoli in danno dell’ente di appartenenza nel preminente interesse pubblico collettivo.
La direttiva europea stabilisce norme minime comuni per garantire un elevato livello di protezione delle persone che segnalano le violazioni del diritto dell’Unione mediante la creazione di canali di comunicazione sicuri, sia all’interno, sia all’esterno di un’organizzazione.
Il decreto garantisce un elevato livello di protezione delle persone che segnalano le violazioni da eventuali ritorsioni o discriminazioni, prevede l’obbligo per le organizzazioni, sia private sia pubbliche, di istituire canali di segnalazione interni ed esterni, e prevede, altresì, le sanzioni per le violazioni della normativa.
Chi può segnalare
I soggetti che possono effettuare la segnalazione degli illeciti sono:
- i lavoratori dipendenti
- i collaboratori
- i consulenti
- i fornitori
- i clienti
- i soci e
- i terzi che hanno un rapporto con l’organizzazione
Oggetto di segnalazione
L’articolo 2 del decreto specifica quali sono gli illeciti rilevanti:
- Illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- Condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. n. 231/2001, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti;
- Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali.
- Atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione, come definito dall’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea;
- Atti o omissioni riguardanti il mercato interno di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea;
di cui i soggetti segnalanti siano venuti a conoscenza in un contesto lavorativo pubblico o privato.
Come segnalare
I canali di segnalazione sono 3:
- canale interno all’organizzazione;
- canale esterno istituito e gestito dall’ANAC;
- divulgazione pubblica.
A tali canali si somma, inoltre, alla possibilità di proporre la denuncia alla competente Autorità giudiziaria.
Canali interni
I canali interni sono istituiti e gestiti dall’organizzazione e devono garantire:
▪ la riservatezza del segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione;
▪ la possibilità di effettuare segnalazioni anonime;
▪ la possibilità scelta fra diverse modalità, in forma scritta attraverso lo strumento analogico (per posta cartacea) e/o informatico (piattaforma on-line, escluse PEO e PEC), orale (linea telefonica o sistemi di messaggistica vocale) o in presenza;
▪ una gestione informatizzata delle segnalazioni, con il ricorso a strumenti di crittografia;
▪ la possibilità di raggiungere la piattaforma mediante link o QR code indicato nella procedura e nel sito internet della società (se presente);
▪ l’individuazione di un soggetto a cui deve essere affidata la gestione delle segnalazioni, interno o esterno all’organizzazione, che sia autonomo, dedicato e specificamente formato.
L’ANAC, nelle sue Linee Guida suggerisce, ad esempio, di prevedere che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse, includendo, nella prima, i dati identificativi del segnalante, unitamente a un documento di identità; nella seconda, l’oggetto della segnalazione; entrambe le buste vengano poi essere inserite in una terza busta riportando, all’esterno, la dicitura “riservata al gestore della segnalazione.
Spetta all’organizzazione scegliere tra piattaforma on-line e modalità cartacea
Le organizzazioni devono fornire una risposta scritta al segnalante entro 3 mesi dal ricevimento della segnalazione, informandolo dell’esito della valutazione e delle eventuali azioni intraprese.
Canali esterni
I canali esterni sono attivati e gestiti dall’ANAC e possono essere utilizzati solo se ricorre una delle seguenti condizioni:
- nell’organizzazione aziendale non è prevista l’attivazione del canale interno come obbligatoria o non è stata attivata;
- la segnalazione non ha avuto seguito;
- vi sono fondati motivi di ritenere che, se la segnalazione interna venisse effettuata, questa non avrebbe seguito o si andrebbe incontro a ritorsioni;
- vi sono fondati motivi di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Le azioni da adottare
Le organizzazioni devono adottare anche una serie di ulteriori azioni per conformarsi alla disciplina del whistleblowing:
- Implementare una procedura specifica per il whistleblowing, comunicandola ai potenziali segnalanti e rendendola disponibile a terzi.
- Formare i soggetti che possono effettuare le segnalazioni.
- Monitorare e valutare il funzionamento e l’efficacia del sistema di gestione delle segnalazioni con una periodicità stabilita.
Tutele per i segnalanti
Le tutele per i segnalanti di illeciti riguardano:
- la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutte le informazioni dalle quali si può risalire all’identità del whistleblower, sia durante che dopo la procedura di segnalazione.
- la protezione del segnalante da eventuali ritorsioni o attività discriminatorie da parte del datore di lavoro o dei colleghi,
- limitazioni di responsabilità per il segnalante rispetto alla rivelazione e alla diffusione di alcune categorie di informazioni, che altrimenti lo esporrebbero a responsabilità penali, civili e amministrative come il reato di rivelazione del segreto d’ufficio o di violazione della privacy.
Sanzioni per le violazioni
Le organizzazioni che non si adeguano alla normativa possono incorrere in sanzioni amministrative pecuniarie previste dall’art 21 del decreto che dispone che l’ANAC applica al responsabile le seguenti sanzioni amministrative pecuniarie:
a) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che sono state commesse ritorsioni o quando accerta che la segnalazione è stata ostacolata o che si è tentato di ostacolarla o che è stato violato l’obbligo di riservatezza di cui all’articolo 12;
b) da 10.000 a 50.000 euro quando accerta che non sono stati istituiti canali di segnalazione, che non sono state adottate procedure per l’effettuazione e la gestione delle segnalazioni ovvero che l’adozione di tali procedure non è conforme a quelle di cui agli articoli 4 e 5, nonché quando accerta che non è stata svolta l’attività di verifica e analisi delle segnalazioni ricevute;
c) da 500 a 2.500 euro, nel caso di cui all’articolo 16, comma 3, salvo che la persona segnalante sia stata condannata, anche in primo grado, per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’autorità giudiziaria o contabile.
I soggetti del settore privato di cui all’articolo 2, comma 1, lettera q), numero 3), prevedono nel sistema disciplinare adottato ai sensi dell’articolo 6, comma 2, lettera e), del decreto n. 231 del 2001, sanzioni nei confronti di coloro che accertano essere responsabili degli illeciti di cui al comma 1.
Termine di adeguamento
Entro 15/7/2023
+ 250 dipendenti
Entro 17/12/2023
Tra 50-249 dipendenti
0-50 dipendenti con Modelli Organizzativi 231
Disclaimer
L’elaborazione del presente contenuto è effettuata al solo scopo divulgativo ed informativo e senza pretesa di completezza. Il contenuto, anche se curato con scrupolosa attenzione, non può comportare specifiche responsabilità per eventuali involontari errori ed omissioni, inesattezze o uso scorretto degli stessi. Si precisa, inoltre, che le informazioni non costituiscono un parere legale o altro tipo di consulenza professionale. ll presente contenuto è di proprietà esclusiva dell’avvocato Chiara Parasiliti. Ne è vietata la diffusione, distribuzione e riproduzione senza autorizzazione e ogni utilizzo per l’addestramento di sistemi di intelligenza artificiale generativa e di mezzi automatizzati di data scraping. Qualsiasi violazione sarà punita come per legge e comporterà il risarcimento del relativo danno.